業務の属人化はなぜ起こる？属人化しやすい業務の特徴や解消法、メリットを詳しく解説

2024.06.24A0 生産管理

製造業において、「業務の属人化を解消したい」「属人化している業務をDXで改善したい」と考えている現場のマネージャーも多いのではないでしょうか？しかし、属人化改善のために何から始めてよいか分からないという企業も少なくないでしょう。本記事では属人化とは何かということから、属人化しやすい業務、属人化を解消するメリットなどを解説します。製造業の属人化を解消したいという方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

【目次】
■業務の属人化とは
■製造業で属人化しやすい業務
■属人化を解消するメリット
■属人化をDXで解消するには
■製造業の属人化を解消するなら生産スケジューラがおすすめ！

業務の属人化とは

業務の属人化とは、業務の内容を詳しく把握している人が、特定の人に限られている状況のことを言います。生産ラインで指示する側の、「工場長」または「チーフ」「マネージャー」などと呼ばれる生産ラインにいる現場責任者は特に属人化しやすいです。しかし、業務の属人化は現場責任者だけではなく、その場にいる全員に起こる可能性があります。ここからは、属人化はなぜ良くないのか、属人化が起こる原因や属人化することで引き起こされる問題について解説します。

なぜ属人化は良くないのか

属人化が良くないとされる理由には、主に以下5つがあります。

• 社員によって負担が偏る
• ノウハウが企業に残らない
• 業務の進捗を管理しにくい
• 1人が休むと業務が滞る可能性がある
• 業務の品質を保てない可能性がある

業務が属人化してしまうと、担当者がいなくなった途端に、業務が滞ってしまう可能性があります。また、担当者以外はその業務に関する知識がないため、業務の進捗度も把握できません。もし、業務が遅れていても属人化していると、他の社員が助けることも不可能です。業務品質の不安定化や、業務担当者の突然の退職や休職により事業の継続に影響が出てしまうことで最悪の場合、倒産してしまうこともあります。そのようなことが起こらないためにも属人化しないようにしましょう。

属人化が起こる原因

製造業における属人化の原因は複数あります。まず、業務の専門性が高いため特定の従業員が特定の業務を担当し、その知識や経験に依存することが挙げられます。さらに、情報共有の不足やマニュアルの不備・機能不全も属人化を招きます。このような状況下では、業務の進行に関する情報が特定の個人に集中し、その人物が不在になった場合に業務の停滞や混乱が生じます。また、指導する人材の不足や人材育成の時間不足も属人化を促進します。これらの要因が重なることで、製造業において属人化が起こりやすくなります。

引き起こされる問題

業務の属人化によって引き起こされる問題には、業務品質や生産性が不安定化することなどがあります。業務の手順が書かれたマニュアルがないために、担当者によって成果物の品質にバラつきが出ることは企業として防がなければなりません。また、業務手順が共有されていないと、従業員の急な欠勤や退職などがあった場合にも、業務の遂行ができなくなります。このような事態になると最悪の場合、事業の継続も難しくなる可能性があります。

製造業で属人化しやすい業務

製造業で属人化しやすい業務には、生産管理や特定の技術を要する業務の仕事、サービス説明やバックオフィス作業などがあります。属人化が生産管理や技術バックオフィスなどにどのように影響しているのか、それぞれの問題を詳しく解説していきます。

生産管理

生産管理業務は担当者の人材不足や業務教育に充てる時間が少ないために担当者独自のやり方になってしまっているケースがあります。たとえマニュアルがあったとしても、文字だけの説明書だった場合は担当者以外の人にとっては理解しにくい傾向にあります。また、レガシーシステムを使用している場合なども属人化しやすいです。レガシーシステムとは、過去の技術や仕組みで構築されているシステムを指します。レガシーシステムを使用するのであれば、システムを定期的に見直せる人材がいなければなりません。システムを見直せる人材がいないと、業務内容が変わってもシステムをアップデートできず、結局担当者個人に依存したやり方になってしまいます。

特定の技術を要する業務や仕事

特定の技術を要する業務では、職人と呼ばれる技術を持つ人物がいてもその技術を継承できていないことが多いです。製造業には、特定の技術を要する業務や、資格や免許が必要な仕事があります。しかし、これらの仕事は属人化されやすく、会社にノウハウが残すことが難しいです。マニュアル化して会社にノウハウを残す努力が必要ですが、感覚的な技術も多いため、属人化を解消するのは難しい傾向にあります。技術を他の人材に教えるのも一つの手ですが、このような仕事は感覚的な部分もあり、上手く伝えるのが難しいのも属人化しやすい要因です。

サービス説明やバックオフィス作業

サービス説明やバックオフィス作業は、人によって説明内容や業務の進め方が異なり、企業内で統一されていないと属人化しやすくなります。マニュアルがあったとしても、人によって独自の解釈になっていたり、自分なりのやり方を教えてしまったりしている場合もあります。人によって言っていることが違うと、説明を受けた側は、混乱を招く原因になります。サービス説明の場合、相手によっても対応を変えなければなりません。そのため、積み重ねた経験に頼って業務をするようになるため、属人化しやすくなってしまいます。

属人化を解消するメリット

ここからは、属人化を解消することで得られるメリットについて見ていきましょう。属人化を解消するメリットは以下3つです。

• 業務効率が改善する
• 知識や技術といったナレッジが蓄積できる
• 顧客満足度を高められる

それぞれのメリットを詳しく見ていきます。

業務効率が改善する

属人化解消で得られるメリットには、業務効率の改善があります。特定の個人にしか理解できない業務や仕事を、誰もが理解できるようにすることで、人手不足の際に通常別の仕事をしている人にも仕事を任せることができ、大きな業務効率化につながります。特定の個人に仕事が集中してしまう状況では、その個人の作業量に依存したり、その個人が欠けると業務が進まずに停滞してしまいます。従業員全員が仕事を補えるように改善することで、業務担当者の負担を軽減できます。個人依存を解消し、業務効率を向上させれば、会社全体の業績向上にもつながるでしょう。

知識や技術といったナレッジが蓄積できる

属人化を解消して得られるメリットの2つ目は、知識や技術などのナレッジが蓄積できる点です。属人化していると、知識や技術は担当者にしか残らず、会社全体に技術やノウハウを残すのが難しくなります。しかし、属人化を解消すれば、担当者以外でも知識や技術を獲得することが可能になり、知識や技術を会社のノウハウとして残すことができます。会社のノウハウとして残ることで、新しく担当者になった人もそれを受け継ぐことができ、業務が滞ることがなくなります。その結果、ビジネスシーンにおけるナレッジは、企業の成長や生産性の向上につながっていくでしょう。

顧客満足度を高められる

属人化が解消されると、顧客満足度の向上につながります。その理由は、業務効率が改善され、商品の品質が一定に保たれるようになるからです。また、知識や技術の共有により、業務が従業員全体で行えるようになります。共有された業務は基本的なやり方として定着し、常に安定した成果物が作成できるでしょう。このような状況では、時期によって忙しさが変わる仕事でも臨機応変に業務を担当する人材をコントロールできるため、品質を下げることなく業務を回すことができます。その結果、大量の注文にも短期間で対応でき、顧客満足度も高められるでしょう。

属人化をDXで解消するには

製造業などで起こりがちな属人化を解消するには、DX推進が有益な方法です。属人化をDXで解消するために、以下3つの方法を解説していきます。

生産スケジューラ	日程計画などの生産スケジュールを立案してくれるシステム
マニュアル作成ツール	業務手順や業務アプリケーションが視覚的に伝わるマニュアルが作成
情報共有ツール	タスク管理機能やスケジュール登録機能など情報共有に必要な機能を一つにしたツール

それぞれ見ていきましょう。

生産スケジューラを導入する

属人化をDXで解消するには、属人化しやすい生産計画をシステム化するのがおすすめです。生産スケジューラは、製造業や生産部門において使用されるシステムで、生産活動や生産ラインのスケジュールを立案し管理するためのツールです。一般的には以下のような機能を持っています。

• 基準生産計画の立案:需要予測や在庫レベルなどを考慮して、将来の基準生産計画を立案します。これにより、必要な製品の量やタイミングを把握し、生産を効率的に行うことができます。
• 生産スケジュールの作成:基準生産計画に基づいて具体的な生産スケジュールを作成します。これには、製品の生産開始日、製造ラインや機械の利用時間、製品の完成日などが含まれます。
• 資源の最適利用:生産ラインや設備、人員などの資源を最適化して利用します。これにより、生産能力を最大限に引き出し、生産コストを最小限に抑えることが可能です。
• スケジュールの調整:生産計画やスケジュールに変更が生じた場合にも柔軟に対応します。需要の変化や資源の制約などに応じて、スケジュールを調整し、生産の中断や遅延を最小限に抑えます。

システムを使わずに生産計画を立てようとすると、作業をする日程から必要な資源、各工程の作業時間などをすべて担当者が把握して行わなければならないため、非常に時間のかかる作業となります。しかし、生産スケジューラを使えば、各工程の作業時間を時間軸で表示できるので、常に業務工程が可視化されます。その結果、余計な時間をかけずに生産計画を立てることができ、業務の効率化が可能です。生産スケジューラで示されたスケジュールを見るだけで、次にどの業務に当ればよいかなどの判断が敏速になり、担当者の指示を仰がなくてもすぐに持ち場に向かえるなど、担当者と指示を受ける側双方の負担も減らせる結果になるでしょう。生産計画が属人化していたり、複雑化してしまって時間がかかったりしている場合には、生産スケジューラを導入してみましょう。

マニュアル作成ツールを使用する

前述の通り、属人化しやすい原因の1つに業務の内容を理解した、知見のある人材が不足していることがあります。社内全体で業務理解を浸透させるためには、マニュアル作成ツールを使用するのが効果的です。マニュアル作成ツールなら、仕事のやり方や進め方のマニュアルを作成しやすくできるため、属人化を防げます。作業を教えられる人材がいない、教える時間がないという場合にも効果的です。

情報共有ツールを使用する

情報共有ツールを使用すれば、グループウェアや顧客分析システムなどを用いて必要な人に情報が届くようにできます。属人化が起きやすい原因として、情報が上手く共有されておらず、担当者のやり方に頼ってしまうということがあります。情報共有ツールは、従業員の間で共有しているドキュメントや連絡網としても利用可能なので、社内のコミュニケーションが取りやすくなり、属人化しにくくなるでしょう。情報共有ツールとは、タスク管理機能やスケジュール登録機能など、情報共有に必要な機能を一つにしたツールです。情報共有ツールを利用すれば、必要な人に必要な情報が届いていないことで無駄に時間がかかっていた業務を一気に前進させることが可能になります。

製造業の属人化を解消するなら生産スケジューラがおすすめ！

製造業では、業務によってしばしば属人化が起こりやすい傾向があります。属人化が生じると、メリットよりもデメリットの方が強くなりがちです。 製造業における属人化解消の１つとして、生産スケジューラが効果的です。生産スケジューラは標準化されたプロセスに基づいた効率的な生産計画を立案します。リソースの最適利用や迅速な変更対応能力もあり、データに基づいた意思決定を促進します。生産スケジューラの導入によって、具体的にどのような業務改善が実現したのかについては、以下のページをご確認ください。