工程管理表で業務効率アップ！作成・活用ノウハウ解説

2024.03.01A0 生産管理

工程管理表は、納期を遵守し、効率的に業務を遂行していくために欠かせないツールです。複雑化する業務をいかに管理できるかで、企業の信頼や利益の拡大へとつながります。そんな工程管理表の役割や作成方法、あわせて押さえておきたい生産管理について、詳しく解説します。

【目次】
■工程管理表とは？役割と必要性を紹介
■工程管理表の作成方法
■工程管理と生産管理の違い
■生産管理も視野に入れた管理ツールの導入検討を

工程管理表とは？役割と必要性を紹介

工程管理表とは、ものづくりの工程を管理しやすいよう表にまとめたものです。原材料の入庫や製品の加工、検査といった細かな工程をいつまでに完了させる必要があるのか、現状どこまで完了しているのかを可視化する役割を持ちます。製造業は関わる人や工程が多いため、表にまとめて管理することで進行がスムーズになります。
工程管理表の形式は、ガントチャートやバーチャートが一般的で、各工程内容とスケジュール、進捗を横棒で表します。無料のテンプレートが豊富にあるMicrosoft ExcelやGoogleスプレッドシートでの作成のほか、専用のツールを利用する場合もあります。

工程管理表の必要性

工程管理には以下のようなメリットがあり、スムーズな製品の作成、業務の最適化に大きく貢献します。

• ものづくりのプロセス全体を関係者全員に共有できる
• 納期を守れる
• 作業の効率化・工期短縮になる
• コストの削減になる

ものづくりのプロセス全体を関係者全員に共有できる

一つの製品をつくるためにいくつもの工程がある製造業では、素材の準備、組み立て、加工など、仕事に関わる人も多くなります。円滑に作業を進めていくためには、各工程のスケジュール共有が重要です。前の工程がいつ完了するのか適切に把握できなければ、必要な人員を確保できません。工程管理表は各工程の進捗やスケジュールを可視化し、作業に関わる全ての人に情報を共有することで、無駄のないものづくりを可能にします。スケジュールがわかりやすくなることで、従業員が働きやすくなったり作業効率化の解決策が出やすくなったりといったメリットもあります。

納期を守れる

工程管理表は「いつまでにどの工程を終わらせれば全体の納期に間に合うのか」を明確にしたものなので、工程表に沿って業務を進めることは納期の遵守につながります。予定通りに進んでいない作業も管理表を見れば一目瞭然。工程ごとに小さな納期を設けることで、問題が発生した際に早期に対処できます。「取り返しのつかない時点で納期に間に合わないことに気がついた」という事態を防げます。当初の納期での納品が難しい問題が発生した場合も、早い段階で取引先と相談ができるため、信頼を失わない対応ができます。

作業の効率化・工期短縮になる

工程管理表があるとスケジュール管理や人員配置がしやすくなるため、作業効率が向上します。作業の中で省ける工程や、想定より人員を割かなくても対応できる工程が明確になるためです。例えば、複数製品の生産を行う工場では、各工程の実施順序によって生産効率が変わることがあります。従来の順序での製造では、間に発生する洗浄や取り替え工程に60分を要していたところが、順序を逆にすると30分に短縮される場合があるのです。このように工程管理表を利用することで、時間が過剰にかかっている部分を明確にし、生産性向上のための解決策を導き出しやすくなります。

コストの削減になる

無駄な工程や無駄な人員配置を解消することは、コスト削減にもつながります。また、1日に生産できる製品の数を把握できれば、必要以上に原材料を発注することもありません。もっと低コストで製造できないか、という観点で製造工程を見直すこともできるため、コスト削減に有効です。

工程管理表の作成方法

工程管理表の作成方法はいくつかありますが、利用しやすいExcelとGoogleスプレッドシートを例に挙げて説明します。

Excelでの作成方法

Excelを利用する際は以下の流れで工程管理表を作成していきます。

1. Excelで新しいシートを新規作成
2. 上部に現場名や責任者名を記入
3. 縦軸に工程名、横軸に日付を記入し必要な分だけ罫線を引く
4. 情報を更新しながら管理する

この方法は、難しい数式やマクロを使わなくても作成できるので便利です。作業工程ごとにセルの背景色を変えておけば、どの工程のどれだけ時間がかかるのか視覚的にわかりやすくなります。

Excelで工程管理表を作成する方法をもっと詳しく知りたい方は「Excelで工程管理表を作成する方法」の記事で紹介していますので確認してみてください。

テンプレートを使うとよりスピーディーに工程管理表を作成できる

「イチから表を作成するのは大変」「パソコン操作に慣れていない」という方は、テンプレートを利用すると時間をかけずに作成できます。表組みや記入欄がすでに出来上がっているので、セルに必要な情報を入力していくだけで工程表が完成します。枠組みができている状態なので、数人で工程管理表の作成や管理をする際にも活用しやすい点がメリットです。「Excel　テンプレート」と検索すればいくつかテンプレートが出てくるので、自社に合ったものを探してみましょう。

Excel以外のツールを使う方法

Excel以外にも、専用のツールの導入やGoogleスプレッドシートでの作成が可能です。Googleスプレッドシートを利用する際は、工程管理表に向いている「ガントチャート」や「タイムライン」のテンプレートを利用してみてください。ホーム画面の、「テンプレートギャラリー」から選択できます。

ガントチャートテンプレートは作業項目ごとの納期や進捗状況を細かく管理できるのが特徴です。プロジェクト名や日付を変更するだけですぐに利用できます。

タイムラインテンプレートはガントチャートに比べ複数のプロジェクトがより管理しやすい形式です。複数の製造ラインや製品を管理している場合にはこちらのほうが使いやすいでしょう。

テンプレートを使用して工程管理表を作成する際は以下の手順で進めていきます。

1. 各工程の作業内容を洗い出す
2. 実施期間を決める
3. 各作業の担当者を決める
4. テンプレートを開く
5. チャートへ必要事項を記入

1：各工程の作業内容を洗い出す

テンプレートの場合は枠組みができているので、工程の洗い出しから進めます。まとめて行う作業は一つにして問題ありませんが、作業のタイミングが別になるものは分けておくと管理しやすくなるでしょう。

2：実施期間を決める

それぞれの工程に対して開始日と終了日を決めます。単位は日や月、年など規模に応じて設定しましょう。タイトなスケジュールにすると問題が発生したときに対処が難しくなるため、少し余裕を持たせて設定します。

3：各作業の担当者を決める

各工程の責任者と作業担当者を設定します。作業が一人に集中しすぎていないか確認し、できるだけ分散するようにしましょう。負担の軽減だけでなく、属人化を防ぐ観点からも、担当者の分散は大切です。

4：テンプレートを開く

必要な項目が揃ったら、ガントチャートやタイムラインなどのテンプレートを開きます。いくつかテンプレートがあるので、洗い出した工程に合った、使いやすそうなものを使用しましょう。

5：チャートへ必要事項を記入

事前に洗い出した項目をチャート内に記入していきます。GoogleスプレッドシートはGoogleアカウントがあれば無料で利用でき、インターネット環境と端末があればどこからでも作業できるため、管理や共有がしやすい利点があります。複数人で共有する際は、公開範囲を関係者に限定し、情報漏洩につながらないよう注意しましょう。

工程管理と生産管理の違い

工程管理と似たような言葉に「生産管理」がありますが、2つは管理している範囲が異なります。工程管理は各工程の進捗や生産の過不足がないか、生産性の向上や納期遵守などを対象に管理します。対して、生産管理は生産計画の立案や品質管理など、生産に関わる全体を管理します。生産管理のほうが管理する範囲が広く、生産管理の中に工程管理が含まれるイメージです。

生産管理に含まれる業務内容

生産管理は「品質」「コスト」「納期」の3つの要素の最適化を重視し、「品質の良いものを低コスト・短納期でつくる」ことを目的としているのが特徴です。生産管理者は現場を管理し、スムーズな生産業務へと導く司令塔のような存在。生産工程や業務プロセスが複雑化している中、適切に管理できるかが企業の生産性・利益を大きく左右します。生産ライン全体をカバーする生産管理業務は大きく分けると以下の6つがあります。

生産管理も視野に入れた管理ツールの導入検討を

企業の信頼を保ち、利益を最大化するためにも、納品期日を守りながら円滑に業務を進めるための工程管理は重要です。工程管理表はそんな工程管理をスムーズにするツール。ExcelやGoogleスプレッドシートでも作成でき、業務を視覚化することで進行状況がわかりやすくなります。さらに、課題の発見や改善につなげられることもあるでしょう。

製造業において、工程管理は製品を効率的に生産するために不可欠な業務です。しかし、製造業の業務は工程管理だけではありません。受注管理や原価管理など、生産に関わる全てを適切に進める必要があります。
また、生産計画においては工程管理の一部に含まれます。工程管理表作成の効率化を図るにはシステム化も、あわせて検討していくと良いでしょう。

工程管理表の作成を考えている方は、生産管理の効率化を図れる生産スケジューラの導入も検討してみてはいかがでしょうか。経営の要となる管理業務を円滑にし、生産管理に含まれる工程管理の効率化にもつながります。