生産管理の要である生産計画が属人化してしまうのはなぜ？原因から予防・解消のポイントまで解説

2024.03.29A1:生産計画・スケジューリング

生産管理は、特定の人だけがノウハウやスキルを持つ属人化が起こりやすい業務です。業務が属人化すると、担当者がいなくなったときに業務が滞ってしまうというリスクが発生します。この記事では、生産管理の要であり属人化しやすい生産計画について、属人化する原因やメリット・デメリットを解説した上で、予防・解消するためのポイントと改善につながる生産スケジューラの紹介をします。

【目次】
■生産管理が属人化する原因
■生産管理業務が属人化するメリット・デメリット
■生産管理業務の属人化を予防・解消するポイント
■生産管理の属人化しやすい業務課題をAsprovaで解決

生産管理が属人化する原因

生産管理とは、製造業において生産ライン全体を管理する業務です。あらゆる部門の状況を横断的に把握して調整し、生産を効率よく進められるようにすることが求められます。

生産管理において起こりがちな問題が、業務の属人化です。業務において担当する作業者のみが業務の詳細を理解しており、他の作業者が理解できていない状態を業務の属人化と言います。その中でも、生産管理の要である生産計画は属人化しやすく、その原因として、以下の3つが挙げられます。

• 業務の専門性が高い
• 業務のシステム化が不十分
• 業務内容の共有がされていない

業務の専門性が高い

高度なスキルや専門性が求められる業務は、特定の作業者にだけ集中してしまいがちです。同じ人が難易度の高い業務を担当し続けることで、その人だけがその業務で求められる能力が向上していくことになります。また、高度なスキルや専門性が求められる業務は知識の共有が困難であるため、後継となる担当者も育てづらい傾向にあります。その結果、業務を分担できずに属人化につながってしまいます。業務の専門性が高い場合、属人化がどんどん進んでいく悪循環に陥りやすいです。

業務のシステム化が不十分

業務のシステム化とは、業務をデジタル技術で処理をすることに加え、誰でも同じように仕事ができるという業務の標準化を意味します。2つの意味において改善しなければ、業務のシステム化は不十分だと言えるでしょう。

例えば、生産管理のためにシステムを導入していたとしても、システムを使える人が担当者のみという状態だと、属人化の解決にはなっていません。誰でも同じようにシステムを使いこなせるように環境が整備されてはじめて、属人化から脱却できます。

業務内容が共有されていない

情報共有の仕組みが整っていないことが原因で、業務内容の共有ができていないケースがあります。特に人手不足な企業は、作業者が膨大な業務に追われ、情報を共有する機会が少なくなっていることがあります。複雑な業務をマニュアル化したり、後輩を育成したりするためには、工数の余裕が必要なものですが、日々の業務をこなすことに精一杯で、業務内容の共有にまで手が回らないといった状況も考えられます。

生産管理業務が属人化するメリット・デメリット

メリットとして挙げられるのは、個人のスキルアップです。属人化した業務に特化して取り組む作業者は、その業務におけるノウハウとスキルに優れるようになります。しかし、生産管理が属人化することには、メリットを遥かに上回るデメリットが存在します。生産管理が属人化することのデメリットとして、以下の3つが挙げられます。

• 特定の作業者の業務負担が大きくなる
• 生産性や競争力の低下につながる
• 技術継承に失敗する可能性がある

メリット：個人のスキルアップにつながる

特定の業務を一人または少数の作業者が長期にわたって担当することで、その分野における専門知識や技術が深まります。そのため、業務の属人化は担当する作業者のノウハウやスキルを伸ばすことになると言えます。こうしたスキルアップを続けた作業者は、会社におけるスペシャリストとして活躍することもあるでしょう。

デメリット1：特定の作業者の業務負担が大きくなる

業務が特定の作業者に依存する属人化した状況では、その担当者しか業務を進めることができないという問題が生じます。他の作業者と分担して業務にあたることができないため、結果的に担当者は過度の時間外労働や休日出勤を余儀なくされます。このような長時間労働は、担当者の心身の健康を損なうリスクを高め、休職や退職に至る事態もあり得るでしょう。

また、特定の作業者にばかり業務が偏る状況が続くと、業務に関わるノウハウや情報の共有がなくなり、会社全体の士気にも関わるようになります。

デメリット2：生産性や競争力の低下につながる

業務が属人化していると、生産の規模を大きくしようとしても対応できないという問題があります。業務がブラックボックス化していると、業務を改善して効率性を追求することができなくなります。また、何かミスが発生したときに対応が遅れてしまう可能性もあります。担当者が休暇でいない際に発生した不測の事態に誰も対応できず、納期遅れとなってしまう、などといったことが起こりやすくなってしまうのです。これにより、全体の生産性は大きく落ちてしまいます。

また、業務内容が属人化している状態だと、一定の品質を保った生産管理ができなくなります。属人化した結果、他の作業者はその業務に対する知識や経験を持ちません。そのため、品質の低下という問題が起こっても業務に介入できないため、担当者のミスやトラブルを防ぐことができないまま、企業全体の競争力の低下にもつながる可能性があります。

デメリット3：技術継承に失敗する可能性がある

業務を担当する作業者が退職する際に、業務の引き継ぎがうまくいかないことが起こり得ます。担当している作業者のみが業務内容の全容を把握しているだけで、業務がブラックボックス化しているからです。退職する担当者から次の担当者へ技術継承がうまく行われなかった場合、次の担当者はスキルも経験も未熟なまま、前任者と同じだけのクオリティを求められることになります。業務にミスやトラブルが多発し、品質が低下することも起こるでしょう。場合によっては、新しい担当者が業務内容を一から再現しなければいけないことになるかもしれません。再構築に失敗すれば業務内容を再現することは不可能になり、生産を続けることさえ危ぶまれるようになります。

生産管理業務の属人化を予防・解消するポイント

生産管理業務の属人化を予防あるいは解消するためには、生産管理における業務を標準化する必要があります。標準化とは業務の進め方を統一して、誰がその業務を行ったとしても同じ結果が出るように、業務の手順を最適化することです。属人化を予防・解消するためには、以下の手順を踏むと良いです。

• 業務内容の洗い出しを行う
• 標準化する業務に優先順位をつける
• マニュアルや業務フローを作成する
• システムやツールで業務の標準化を進める

業務内容の洗い出しを行う

作業者に対するヒアリングや現場の視察、モニタリングを行い、業務内容の洗い出しを行います。具体的には、各業務の工数や発生頻度などに着目して可視化していきます。マニュアル化されていない、担当者がいないと進まない、といった属人化した業務がないか確認しましょう。

標準化する業務に優先順位をつける

属人化している業務を洗い出したら、その業務が属人化していることでどのようなリスクが発生しているかを考えます。そしてリスクの大きさを基準に優先順位を付けましょう。すべての業務を標準化することがゴールではありますが、この優先順位に沿って標準化することで、大きなリスクから順に回避できます。そして、属人化している業務を発見するためにはどれくらいの予算が必要なのか、どんな作業で代替できるか、というところまで検討します。

マニュアルや業務フローを作成する

属人化している業務を標準化するための代表的な手段が、マニュアルや業務フローの作成です。業務のプロセスを共有できるようにし、製品の品質を一定に保つための重要な作業となります。

業務フローは、業務の流れがひと目でわかるように図にまとめたものです。業務フローができあがったら、それをもとに業務マニュアルの作成に入ります。

マニュアルを作成する際、大きく構成を作ってから細部の情報を入れ込むと進めやすいです。また、手に取ってもらいやすくするために、図や表、写真を多く入れるなどの工夫をするとなお良いでしょう。

マニュアルは一度作ったら終わりではなく、完成したマニュアルを業務担当者に見てもらい、抜け漏れがないかを確認してもらいます。また、定期的に内容を見直し、記載内容に変更がないかを確認して、常にマニュアルを最新のものに更新するように心がけましょう。

システムやツールで業務の標準化を進める

マニュアルや業務フローの作成に加え、システムやツールを活用することで、業務の標準化を促進することが可能です。特に、生産管理業務の中でも専門性が高く、属人化しやすい生産計画立案業務において、生産スケジューラは大きな効果を発揮します。ただし、生産スケジューラを導入したからといって、直ちに属人化問題が解消されるわけではありません。高精度の生産計画を策定するためには、通常、細かなルール設定が必要ですが、これが複雑になると使いこなせる人が限られてしまいます。このような状況に柔軟に対応できるのが、「Asprova」のSolverオプションです。このオプションではAIの力を借りて、簡単な設定でより良い生産計画を導き出せるようになります。生産スケジューラの導入および成功事例は、こちらのページで詳しくご紹介しています。

生産管理の属人化しやすい業務課題をAsprovaで解決

生産管理の中でも要となる生産計画の作成業務は属人化しやすい部分です。この属人化には、担当者のスキルアップが期待できる一方で、多くのデメリットも存在します。特に生産計画や生産スケジュールの策定を効率化することで、この属人化の問題を解決することができます。

国内トップシェア*を誇る「Asprova」は、計画作成時間の削減、生産リードタイムの短縮、突然の変更にも柔軟に対応できる、など多くの効果をもたらします。多様な標準機能を備えているため、さまざまな追加の要件に柔軟に対応でき、特に「Solver」オプションを使用することで、納期遅れの防止や作業の段取り回数を最小限に抑えることが可能になります。また、作成された生産計画はHTMLやJavaScriptを使用して、お好みのデザインに自由にカスタマイズすることが可能です。
* 出典：株式会社富士キメラ総研 市場調査レポート「業種別IT投資/デジタルソリューション市場 2022年版」（2022年8月）