困ったこと35～スケジューラと稟議書～どうすれば通るか

2023.08.23A3:生産スケジューリングの悩み相談

　アスプローバ社では、スケジューラ導入に関する悩みごとを解決するため、「困った事35」をまとめています。その中に「稟議書の書き方に苦労した」というのがあります。稟議書について、共通する常識と、スケジューラ特有の要素について、考えてみましょう。

稟議書の常識とは

　稟議書とは、何かをやろうとするとき、社内の承認を得るために、各階層の意思決定者から、順番で「はんこ」または「サイン」をもらう書類です。日本独特のボトムアップ型の意思決定法です。

　必ず盛り込むべき内容は次の通りです。

　　概要: 対象となる物品や契約内容などの情報
　　理由: 稟議の理由や必要性を説明する
　　効果: 稟議の承認による利益や効果を示す
　　費用: 必要な予算や費用についての記載

　書き方の一般的な常識を２つあげます。まず、わかりやすく、簡潔に書くことです。承認する人は、その問題について詳しくないことが多いからです。また立場上、いろいろな問題にかかわっていて、たくさんの書類にはんこを押さなくてはならない――そういう人にも一通りのことをわかってもらうため、文章にはできるだけ専門用語を使わないようにしましょう。そして「これだけ見ればわかる」という図解を１枚入れるのもいい方法です。わかりやすさは、提出した稟議書が後回しにされず、早く決裁が下りることにもつながるでしょう。

　もうひとつ大事なことは「説得力」です。なぜ必要なのか、どんな利点があるのか、ないと生じる不都合を書きます。「なるほど」と思わせる言葉を探しだし、承認者の気持ちに働きかけることを考えてみましょう。

スケジューラの意義付けと投資金額

　さらに具体的に、スケジューラ導入の稟議書を書く場合の注意点を考えてみましょう。意義、投資金額、費用対効果、そして社内の根回しについて、簡潔に説明します。

　まずスケジューラの意義をどう説明するか、です。大義名分的には、顧客の要望をかなえつつ、即納を図るためには、工場の生産効率向上が欠かせないことを述べます。現場からの視点としては、「業務の属人化」を防ぐという利点があります。生産計画担当者が不在や病欠の時、別の担当者が計画立案をするものの、なかなかうまくいかないのものです。個人任せの表計算ソフトではなく、パッケージの導入をするべきです。

　次に、投資金額はどう示せばいいのでしょうか。代理店に聞けば一応金額は出てきます。ただしその金額が妥当なのか、判断が難しいところです。あるコンサルタントは「1社の見積もりだけでは不安であれば、複数社から見積もりを取って比較検討し、相場感を把握するのがいいでしょう」と助言します。

費用対効果、そして社内根回しは

　費用対効果をどう示すか、これも難問です。効果について確証が得られず、類似の事例があっても、自社もそうなれるのかという疑問が残ります。この問題に対しては、概算でもよいので、効果を具体的な金額で算出してみるのがいいでしょう。たとえば在庫削減などは、算出しやすい指標です。数字が出ると効果が分かりやすく感じられます。また、算出の過程で、想定とは異なる指標で効果が出る・出ないといったことが分かることがあり、目的や目標を見直すきっかけになるかもしれません。

　また次のような解決策を提案するコンサルタントがいます。「一工場だけではめざましい効果が出ない場合、同じ問題が他の工場でも起きていないか確認し、複数工場を考慮した視点で起案するのもいい。また小規模に試行した成果、あるいはトライアル版を用いた検証結果があれば、結果を保証できないという心配は、かなり解消できます」。費用対効果の示し方については、別稿でもっと詳しく説明したいと思います。

　そして最後の課題です。社内に対して、事前の根回しはどこまでやるべきでしょうか。「みんなが言いたい放題で、そもそも仕様としてまとめるのが大変。工場長や部長にはどこまで説明しておくべきだろうか」。そんな悩みを聞きます。これに対してコンサルタントはこう助言します。「すべての意見を取り込もうとすると、枝葉の問題も含まれてしまい、考慮する範囲が広くなりすぎます。範囲を狭め、まず取り組むべき課題に絞ると、まとめやすくなります。すぐにやるべき部分は詳細に、未来のことはざっくりとまとめるようにして、目的を意識した全体像が分かるようにするといいと思います。千里の道も一歩から、というように、小さくても進んでいくことも大切です」

　アスプローバ社では、ナレッジセンターを設け、稟議書の書き方についても多くの情報を提供しています。とくに他社の事例は強力なツールになります。今後も、不安を解消できるような、情報や資料のひな型を充実させていきます。

（了）